La emisión de facturas es una de las tareas que más complicada nos resulta cuando decidimos emprender. ¿Sabes cuántos tipos de facturas existen, cómo se clasifican y las diferencias que hay entre ellas? Vamos a sacarte de dudas.
La clasificación más utilizada es la que se realiza en función de su contenido. En este sentido, existen facturas ordinarias, rectificativas y recapitulativas.
Facturas ordinarias
Es la que emitimos con más frecuencia y sirve para documentar una operación comercial. En ella dejamos constancia del servicio prestado o de la compraventa de un producto.
¿Qué datos deben contener? Los relativos al servicio, así como el número, serie, fecha, razón social, identificación fiscal, domicilio de emisor/destinatario e importe final. Sin olvidar el tipo impositivo del IVA y la retención del IRPF.
Facturas rectificativas
Sirven para rectificar una factura ordinaria si nos equivocamos al incluir algún dato o ésta no cumple los requisitos legales.
La expedición ha de hacerse en cuanto tengamos constancia de los motivos que dan lugar a la misma. Y en un plazo inferior a cuatro años desde que se emitió la factura a rectificar.
Estos tipos de facturas exigen que dejemos bien claro que estamos ante una factura rectificativa. Y que facilitemos la información necesaria para identificar la que debemos modificar.
Facturas recapitulativas
Son interesantes cuando realizamos bastantes operaciones con un mismo cliente, porque ahorran gestiones y tiempo.
Las facturas recapitulativas permiten agrupar en un documento las transacciones comerciales dirigidas al mismo cliente en un mes natural. De este modo, evitamos hacer una factura tras otra por separado.
A la hora de clasificar los tipos de facturas, también podemos tener en cuenta su valor. Así, nos encontramos con facturas pro-forma, copias y duplicados.
Factura proforma
Es la que enviamos antes de prestar un servicio o vender determinado producto, para documentar y justificar ese gasto.
No tiene valor contable ni sirve como justificante, y no es aconsejable firmarlas ni sellarlas. Lo que sí debemos incluir de manera visible es un encabezamiento que indique el tipo de factura que es. También se recomienda incluir la fecha máxima de validez.
Una vez aceptada por nuestro cliente y realizada la operación, emitiremos la factura comercial.
Copia y duplicado
Ambos tipos de factura están en desuso, por el auge de la factura electrónica. La primera es una copia de la factura original. Tiene los mismos datos, pero con la expresión “Copia” claramente indicada. Y es la que archivamos como emisores, mientras que el cliente recibe la original.
El duplicado, en cambio, la hacemos para el receptor cuando existen varios destinatarios o el primero pierde la original. De nuevo, hay que detallar el tipo de factura que es.
Factura tradicional vs. factura electrónica
Muchos autónomos y empresas están diciendo adiós a la factura de toda la vida, en beneficio de la factura electrónica. Ambos tipos de facturas recogen los mismos datos, están regulados por ley y tienen la misma validez legal.
Muchas veces confundimos la factura electrónica con escanear la que está papel o generar un pdf -que no tiene validez jurídica- y enviar el archivo al cliente por email. Y no es así. Lo único que estamos haciendo es ahorrarnos los gastos de impresión -y del envío postal-, y trasladándolos al receptor.
Ventajas de la factura electrónica
La factura electrónica se emite y recibe en ese formato, y su expedición está condicionada al consentimiento por parte de su destinatario. Además, como en toda factura, debemos garantizar su legibilidad, la identidad del emisor/receptor y la integridad de su contenido.
Existen dos modalidades de e-factura: UBL (internacional) y FactyraE (español), que es el que emplean las administraciones públicas. Estos formatos permiten al receptor integrar la factura en su sistema de gestión, mientras que el Pdf no deja hacerlo.
Entre las ventajas de las facturas electrónicas destacan que acorta los ciclos de tramitación, incluido el cobro; minimiza errores humano y elimina costes de emisión y envío, además de facilitar el acceso a las mismas y de reducir el espacio de almacenamiento.
Si estás empezando como autónomo y/o emprendedor, puede ser una opción interesante.
