Las nuevas tecnologías que tanto nos ayudan en la empresa también tienen su ‘cara B’. Y se han convertido en uno de los denominados ladrones de tiempo. Las redes sociales y, sobre todo, la mensajería instantánea (WhatsApp) interrumpen constantemente nuestro trabajo. O, mejor dicho, lo interrumpimos nosotros cuando nos dedicamos a consultar y contestar las notificaciones.
A esto hay que sumar el desorden, las reuniones improductivas,… o elementos que no dependen de nosotros, como la impuntualidad de terceras personas.
Aunque puede parecer una tontería -«Total, por mirar un mensaje…»-, estamos ante un asunto muy serio. Porque si dedicamos a los ladrones de tiempo parte de la jornada laboral, tendremos que desempeñar nuestras obligaciones en otro momento. Es decir, restando tiempo a la familia, aficiones, etc.
Vamos a repasar, por lo tanto, esas tareas que nos impiden centrarnos en lo que debemos hacer. Así podremos erradicarlas, mejorar nuestra productividad y aprender a valorar nuestro tiempo como es debido.
Mensajería instantánea
WhatsApp y aplicaciones similares se han convertido en grandes ladrones de tiempo. En cuanto escuchamos el aviso de la notificación, corremos a ver qué sucede y a contestar. Y aunque creamos que estamos ahorrando tiempo y esfuerzo, porque son más ágiles que una llamada telefónica, la mayoría son mensajes personales e inoportunos. Silencia los grupos y chats que más interrupciones generan y fija una hora -la pausa del café, a última hora de la mañana,…- para contestar aquello que no sea de trabajo y urgente.
Llamadas telefónicas
El problema de estos ladrones de tiempo no es la cantidad, sino que nos regodeamos en la parte más intrascendente. “Qué tal el viaje, la comida, con Fulanito,…”.
Procura reducir esta parte, en beneficio del asunto a tratar. Agrupa y prioriza las llamadas, para hacerlas todas seguidas. Previamente -ahora sí- puedes enviar un WhatsApp a tu interlocutor adelantando el tema y la hora de la llamada. Respecto a las llamadas entrantes, aprende a rechazar con amabilidad las que no te interesen. Y activa el buzón de voz, con un mensaje profesional, cuando no puedas estar disponible.
Correo electrónico
Igual que el WhatsApp, si está abierto las notificaciones nos interrumpirán constantemente. Es mejor cerrarlo y planificar los momentos en los que vamos a entrar. Si hay algún asunto urgente, ya nos avisarán por teléfono.
No obstante, aunque esos ladrones de tiempo están perdiendo fuerza, frente a la mensajería instantánea, acarrean otro problema añadido. Perdemos mucho tiempo buscando información en el email que debería estar archivada. Un presupuesto que nos han enviado, una dirección de contacto de la agenda,…
Para evitarlo, cuando consultes tu correo electrónico -a última hora de la mañana, por ejemplo-, deja la bandeja de Entrada a cero.
Reuniones
Por muy cortas que sean, en ellas participa mucha gente -generalmente, más de la cuenta-. Y si calculamos un encuentro de una hora con seis personas, pues son seis horas de trabajo. Muchas de ellas, perdidas.
Por eso es necesario, en primer lugar, valorar la necesidad de celebrar o no una reunión. En segundo lugar, definir el tema a tratar y fijar un tiempo máximo -30 minutos-. Y por último, convocar solo a las personas que pueden aportar algo -pocas-.
Interrupciones
Siempre hay personas que se presentan sin avisar, conocidas o no. Y que no solo nos quitan el rato de la visita o de la llamada. También necesitamos un tiempo para recuperar la concentración perdida. Aprende a tratar a estos ladrones de tiempo con firmeza, pero sin perder la corrección, y dales cita para otro día.
Otro problema son las interrupciones de los propios compañeros de trabajo. Que se producen cuando estos no tienen claras sus funciones o la comunicación con ellos es ineficaz. Y que es preciso corregir, dejando claras las tareas y qué se espera de cada persona.
Desorden
Una mesa en la que no somos capaces de encontrar los documentos provoca pérdidas de tiempo y mucho estrés. Para hacer frente al desorden, tenemos que quitar de la mesa todo lo que no sirva para llevar a cabo nuestra actividad. Buscar un lugar para cada objeto, teniendo presente la frecuencia de uso. Y mantener el puesto limpio.
